Behandling af personoplysninger

Denne politik skal sikre, at Vejlby Fed Vandlag dels lever op til databeskyttelseslovens dokumentationskrav og dels kan gøre ejerne bekendt med sin praksis.

1. Hvem er dataansvarlig i foreningen?

Bestyrelsen er dataansvarlig og har ansvar for fastlæggelse af forretningsgange og politikker.

Den konkrete sagsbehandler har ansvar for at overholde forretningsgangene

2. Hvilke personoplysninger behandler vi? Hvordan? Formål?

• Kontaktoplysninger på ejendommenes kontaktpersoner, dvs. navn, Vejlby Fed-adresse, BFE-nummer, telefon og mailadresse findes i medlemssystemet Conventus.
• Ejernes kontaktoplysninger findes ikke i bestyrelsens personlige computere
• Hvis en ejendom har flere ejere, udpeger ejerkredsen en kontaktperson, hvis data bruges i Conventus
• Ejeren kan vælge at oplyse medejeres mailadresser
• Oplysningerne kommer fra den registrerede selv, eller fra Middelfart Kommune såfremt de pågældende har givet deres tilsagn hertil, eller fra offentlige registre, blandt andet http://ois.dk.
• Oplysningerne er nødvendige for
  • At kunne indkalde til generalforssmlinger
  • Udsende information til ejerne
• Bestyrelsens medlemmer har adgang til Conventus og kan se ejernes oplysninger
• Kun medlemmet selv, bestyrelsens Conventus administrator og dennes stedfortræder kan ændre i ejernes data
• Der indhentes og behandles ikke personfølsomme oplysninger
• Der bruges ikke fotografier af personer

3. Hvilken information giver vi til den registrerede?

Såfremt bestyrelsen gøres bekendt med nye ejere, sendes en velkomstmail til disse hvori de nye ejere gøres bekendt med hjemmesiden og denne procedure.

4. Hvordan opfylder vi de registreredes rettigheder

• Udsendelse af mails til ejerne sker gennem Conventus, som ikke viser hvem der ellers modtager mailen
• Gennem offentliggørelse af denne procedure på hjemmesiden bliver ejerne via denne beskrivelse gjort bekendt med rettigheder jf. persondataloven:
  • Retten til at modtage oplysning om behandling af sine personoplysninger (oplysningspligt)
  • Retten til at få indsigt i sine personoplysninger
  • Retten til at få urigtige personoplysninger berigtiget
  • Retten til at få sine personoplysninger slettet
  • Retten til at gøre indsigelse mod at personoplysninger anvendes til direkte markedsføring

5. Hvordan indhenter vi samtykke? Hvordan sletter vi oplysninger?

Samtykke sker ved at det er personen selv, der opretter sig i medlemssystemet. Ved sin oprettelse i systemet gøres personen bekendt med foreningens persondateregler ved at henvise til foreningens hjemmesiden med denne procedure.

Samtykke kan også indhentes ved at personen giver enten Middelfart Kommune fuldmagt til at videresende kontaktoplysninger til Vandlaget eller via mail til Vandlagets bestyrelse.

Samtykke er ikke påkrævet i de tilfælde hvor medlemsadministrator supplerer med eller korrigere med oplysninger som er tilgængelige i offentlige registre, blandt andet http://ois.dk. Ejeren gøres bekendt med eventuelle korrektioner.

Kontaktoplysningerne slettes når ejeren sælger sin ejendom og den nye ejer oprettes i medlemssystemet. Det foregår således:

• Conventus: 18 måneder efter modtagelse af udmeldelsen.
• Bogføringsbilag gemmes 5 år efter afslutningen af et regnskabsår

6. Hvad gør vi for at forhindre brud på persondatasikkerheden, og hvad gør vi hvis der alligevel sker brud?

Forebygge:

• For medlemssystemet Conventus og Google Drev baserer vi os på udbyderens sikkerhedsforanstaltninger

Udbedre:

• Kontakter udbyderen for at få hjælp
• Informere de berørte medlemmer om problemet

 7. Hvilke eksterne databehandlere bruger vi? Har vi en databehandleraftale?

Vi bruger Conventus og Google Drev.

Google Drev bruges til lagets egne dokumenter (referater, bilag, korrespondance) og ikke til opbevaring af ejeroplysninger.

Vi har godkendt disses standard databehandleraftaler

---

Vedtaget på bestyrelsesmøde 17. maj 2024. Revision vedtaget på bestyrelsesmødet 25. oktober 2024