Bestyrelsesmøder

Her finder du resumeer fra Vandlagets bestyrelsesmøder

21-2-2025 Bestyrelsesmøde

Download pdf-fil til udskrift her ....>>>>

• Forundersøgelsen er forsinket
  Vi havde besøg af Katrin á Norði, Middelfart kommunes natur- og miljøchef, og Nicol Slingerland, kommunens sagsbehandler på blandt andet vores projekt. Kommunen har desværre haft andre presserende opgaver, så forundersøgelsen er endnu ikke sat i gang. Vi må derfor se i øjnene, at forundersøgelsens resultater ikke vil blive klar til drøftelse på den ordinære generalforsamling i april 2025 som ønsket. I stedet vil resultatet af forundersøgelsen enten blive behandlet på en ekstraordinær generalforsamling efter sommerferien eller på den ordinære generalforsamling i april 2026. Ved mødet drøftede vi også hvordan samarbejdet mellem rådgiver, kommune og bestyrelse skal fungere og hvordan vi sikrer god information til beboerne.
• Generalforsamling april 2025 - reserver datoen
  Generalforsamlingen blev fastlagt til fredag d. 25. apr. Kl. 19.30 i Strib forsamlingshus. Dagsorden med bilag vil blive udsendt ca. 1. april.
• Medlemssystemet – registrering af medlemmernes kontaktoplysninger.
  Det er vigtigt, at vi har mailadresser på alle medlemmer, så I kan blive indkaldt til generalforsamlinger og modtage nyhedsbreve. Derfor bruger vi mange kræfter på at få alle med. Kommunen har hjulpet os ved at udsende 2 rekrutteringsmail, så der nu er registreret 360 af vores 435 medlem-mer. Det er flot, og tak for hjælpen.
  Sidst i marts vil vi gennemføre 3. runde af vores rekrutteringskampagne: brevkort i de resterende postkasser.
• Nye sommerhusejere skal vide, at de er medlemmer af Vandlaget
  Ved fremtidige køb af ejendom på Vejlby Fed, skal der gøres opmærksom på, at køber er medlem af Vandlaget. Så vi har været rundt til kommunens ejendomsmæglere med en skrivelse, som mæglerne kan udlevere til de nye ejere. Mæglerne var meget glade for vores besøg.
• Vandlagets økonomi
  Vi har i 2024 kun haft meget små udgifter - knap 26.000,- og endnu ingen indtægter. Den største udgiftspost er udgiften til tinglysning. Den besluttede opkrævning af medlemsbidrag på 800,- i 2025 er endnu ikke igangsat. Indtil vi får penge i kassen, låner vi af kommunen.
  

13-12-2024 Bestyrelsesmøde

Download pdf.-fil til udskrift her ....>>>>

• Vil Middelfart Spildevand få til opgave at sænke grundvandet på Vejlby Fed?
  Der er i øjeblikket et lovforslag i høring om håndtering af terrænnært grundvand. Lovforslaget har til formål at gøre kommunerne til myndighed for grundvandssænkende foranstaltninger i kloakerede områder med kollektiv håndtering af tag- og overfladevand (regnvand). Kommunerne skal således identificere områder, hvor terrænnært grundvand udgør et problem, og spildevandsforsyningsselskaberne skal efterfølgende foretage grundvandssænkende foranstaltninger i områderne, hvis det er samfundsøkonomisk hensigtsmæssigt.
  Bestyrelsen ville gerne have overblik over indholdet i lovforslaget, for at finde ud af om det berører Vandlagets opgaver. Vi havde inviteret Nicol Slingerland og Heidi Nielsen fra Middelfart Kommune for at hjælpe os med at afklare dette.
  Nicol og Heidi fortalte, at der på Vejlby Fed i dag ikke er kollektiv håndtering af tag- og overfladevand (regnvand), og at Middelfart Kommune ikke har til hensigt at udpege Vejby Fed til et område, hvor der skal etableres separat kloakering til regnvand. Dvs. Middelfart Spildevand vil ikke få til opgave at fjerne det terrænnære grundvand på Vejlby Fed, og at Vandlagets opgave ikke ændrer sig på grund af lovforslaget.
• Forundersøgelsen – udsendelse af udbudsmateriale til udvalgte konsulentfirmaer er næste skridt
  Kommunen arbejder med at prioritere de nødvendige ressourcer, så udbudsmaterialet kan blive færdiggjort og udsendt så betids, at vi kan præsentere resultatet af forundersøgelsen i tilknytning til den ordinære generalforsamling i april 2025.
  
• Medlemssystemet – Vandlaget skal selv indhente medlemmernes kontaktoplysninger. Kommunen må ikke udlevere dem til os pga. af EU-reglerne om databeskyttelse (GDPR), derfor laver vi kampagne for at få de sidste med.
  Den nylige rekrutteringsmail udsendt af kommunen har foreløbig (pr. 16. dec.) givet godt 100 nye registreringer i medlemssystemet, så vi nu har registreret 304 af de ca. 435 medlemmer af Vandlaget. Flot og tak for hjælpen. Vi satser på en ny rekrutteringsmail først i februar og et brevkort i de resterende postkasser først i marts.
  
• Generalforsamling april 2025 - reserver datoerne
  Tidspunktet for generalforsamlingen blev fastlagt til enten fredag aften d. 25. apr. eller lørdag formiddag d. 26. apr. Stedet er endnu ikke fastlagt.
  
• Hedder det Vandlag eller Vandlaug? – begge stavemåder finder frem til vores hjemmeside

Vi hedder Vejlby Fed Vandlag. Men da vi lavede forarbejdet – herunder vores hjemmeside – kaldte vi det Vejlby Fed Vandlaug. For den gang troede vi, at det er sådan man staver det. Men hen ad vejen blev vi klogere, for det viste sig, at ”laug” er en gammel stavefejl, som dog er så almindelig, at nogle ordbøger kalder det ”uofficiel stavemåde”, og andre slet ikke indeholder ordet. Så vi valgte at skifte navn til Vandlag. Den Danske Ordbog.
Vores hjemmeside ligger fortsat på adressen www.vejlbyfedvandlaug.dk, men vi har lavet en nødløsning, så man kommer ind på hjemmesiden, uanset hvilken af de to stavemåder man anvender. Giver det problemer på din PC, så søg efter Vejlby Fed Vandlag på Google, og klik på det link, der kommer frem. Det virker altid.

• Nye sommerhusejere skal vide, at de er medlemmer af Vandlaget
  Ved fremtidige køb af ejendom på Vejlby Fed, skal der gøres opmærksom på, at køber er medlem af Vandlaget. Vi laver en skrivelse, som mæglerne kan udlevere til de nye ejere.
  

25-10-2024 Bestyrelsesmøde     

Download pdf.-fil til udskrift her ....>>>>

• Status på forundersøgelsen
  Middelfart kommune arbejder på at færdiggøre det dokument – udbudsmateriel – som skal sendes til de rådgivere, som vil blive bedt om at give tilbud på at gennemføre forundersøgelsen. Vi samarbejder med Kommunen om indholdet. Når forundersøgelsen er færdig, indkalder kommunen alle ejere til borgermøde om resultatet. Bestyrelsens ønske og mål, er at resultatet af forundersøgelsen kan præsenteres i forbindelse med den ordinære generalforsamling i april næste år.
• Vandlagets medlemssystem Conventus
  Der er lige nu oprettet 203 ejendomme ud af de 435, men vi vil gerne have mange flere med. Så i december måned vil vi med hjælp fra kommunen lave en rekrutteringskampagne. Det er vigtigt med stor tilslutning, for fremover vil indkaldelse til generalforsamlinger og medlemsmøder kun ske via medlemssystemet.
  Ved oprettelse af de 203 ejeres kontaktpersoner i Conventus, opstod der i øvrigt temmelig mange fejl i form især af forkerte adresser og manglende BFE nummer. Ved kontakt til ejerne og brug af en offentlig database (www.ois.dk), er alle fejl nu rettet.
• Persondataregler og forretningsorden
  Vi har nu eksisteret i ca. 6 måneder, så der var opstået et behov for at ajourføre vores persondataregler og bestyrelsens forretningsorden. De tilrettede persondataregler ligger på hjemmesiden.
• Vandlagets økonomi
  Indtil nu har vi kun haft meget små udgifter, blandt andet til hjemmesiden og medlemssystemet. Vi har lånt pengene af kommunen.
  Men i 2025 skal vi betale for forundersøgelsen og tinglysning mv, så sammen med de øvrige ejendomsudgifter i januar måned, vil alle ejendomme blive opkrævet de 800,-, der blev besluttet på generalforsamlingen i år. De 800,- dækker ikke hele udgiften, så på generalforsamlingen i april 2025, skal vi vedtage et budget for 2026, som skal indeholde det beløb, der vil blive opkrævet i januar 2026.
• Hvordan kan vi samarbejde med Middelfart Spildevand
  Gennem kommunen fik vi en henvendelse fra Middelfart Spildevand. Her drøftede vi blandt andet, at Middelfart Spildevand kan konstatere (måle), at kloaksystemet visse steder bruges til bortledning af regnvand/overfladevand. Dette er ikke tilladt, da systemet ikke er dimensioneret hertil. Det påfører Middelfart Spildevand ekstra omkostninger og for beboerne kan det betyde, at de ikke kan trække ud i toiletterne, uden at det løber over. Vi opfordrede til at Spildevand laver en skrivelse om problemerne, som Vandlaget kan videreformidle.
• Hvor galt kan det gå – hvis man ikke gør noget?
  Vi drøftede rapporten ”Når stormfloderne rammer”, som i oktober måned fik stor mediebevågenhed. Rapporten synliggør konsekvenserne, når havet står højere (med udgangen af dette århundrede) samtidig med, at vi rammes af en stormflod som den, vi så for nøjagtig ét år siden.
  Konklusionerne er entydige. Analyserne afdækker dramatiske konsekvenser for Nakskov, Kalundborg og Kerteminde. Over 5.000 boliger vil blive oversvømmet, hvis der ikke i tide planlægges og gennemføres omfattende beskyttelsesforanstaltninger.
  Bestyrelsen vil arbejde for, at vi på Vejlby Fed i tide får sikret os mod havvand og andre klimatrusler
  

30-8-2024 Bestyrelsesmøde

Download pdf.-fil til udskrift her ....>>>>

• De formelle forhold vedrørende stiftelse af Vandlaget er nu på plads: CVR-nummer, bankkonto, aftale med kommunen om lån indtil vi i 2025 får indtægter, forsikring, forretningsorden, aftale med revisor og dokumentarkiv i skyen til bestyrelsens arbejdspapirer
• Vi har god kontakt med forvaltningen om forundersøgelsen. Lige nu er fokus på at indhente tilbud på at gennemføre forundersøgelsen og at blive færdig med forundersøgelsen til generalforsamlingen i april 2025.
• Ud af de ca. 435 ejere i Vejlby Fed, har ca. 210 oprettet sig i medlemssystemet. Der er mange fejl i oprettelserne (forkerte adresser, manglende BFE-nummer, flere oprettelser pr. ejendom). Bestyrelsens medlemsadministrator vil udbedre fejlene ved hjælp af offentlig sider (ois.dk) og i særlige tilfælde direkte kontakt med de pågældende.
• I løbet af efteråret vil vi sammen med kommunen lave en rekrutteringskampagne, så alle medlemmer kan modtage indkaldelser til generalforsamlinger samt nyhedsbreve mv

Hvis du har en nabo eller genbo, der endnu ikke er oprettet i vores medlemssystem, så agiter for, at fremover er det den eneste informationskanal fra Vandlaget, så det er bare om at bliver oprettet – Bestyrelsen står selvfølgelig til rådighed med hjælp og vejledning.

31-5-2024 bestyrelsesmøde

Download pdf.-fil til udskrift her ....>>>>

Hovedpunkterne var

• Vi var glade for og taknemmelige for den gode opbakning på dagens ekstraordinære generalforsamling. Der var 100 % tilslutning til de ændrede vedtægter og budgettet for 2024-2025 med opkrævning på 800.
• Vi godkendt et tilbud fra Topsikring på bestyrelsesforsikring
• Vi drøftede forskellige idéer til at få flest mulige ejere til at oprette sig i medlemssystemet Conventus (seddel i postkassen, tydelige formuleringer i følgebreve fra kommunen og opslag på Grundejerforeningens opslagstavle etc.). Bestyrelsen tilbyder teknisk support i forbindelse med oprettelse.
• Og vi lagde en plan for efterårets bestyrelsesmøder og forskellige praktiske forhold vedr. adgang til vores medlemssystem Conventus og dokumentarkiv på Google Drev
• Vi drøftede hvordan vi kan udvikle samarbejdet med kommunen om igangsætning og gennemførelse af forundersøgelsen

17-5-2024 bestyrelsesmøde

Download pdf.-fil til udskrift her ....>>>>

Vi nåede vidt omkring

• Forberedte generalforsamlingen d. 31. maj i teltet på campingpladsen (dirigent, stemmeoptæller, bestyrelsens beretning, ændringsforslag til hovedforslaget og finpudsning af budgetforslaget osv.
• Lavet forretningsorden og regler for behandling af persondata. Persondatareglerne kommer på hjemmesiden
• Drøftet den stiftende generalforsamlings spørgsmål til vedtægtsforslaget og aftalt hvordan vi svarer på den kommende generalforsamling
• Fik status på alt vedr. stiftelse af Vandlaget (cvr-nummer, bankforbindelse, revisor, bestyrelsesforsikring etc.)
• Fastlagde at vi vil bruge Conventus som medlemssystem til udsendelse af indkaldelser og nyhedsbreve og Google Drev som arkiv for bestyrelsens dokumenter
• Og naturligvis: aftalte hvordan vi vil bistå med forundersøgelsen og hvad vi især vil lægge vægt på. Det fortæller vi om på generalforsamlingen d. 31. maj

3-5-2024 bestyrelsesmøde

Bestyrelsens første møde blev afholdt med en kæmpe dagsorden, og hvor vi ikke nåede til vejs ende.

Emnerne drejede sig om etablering af laget (cvr-nummer, hjemmeside, budget, medlemssystem og forretningsorden mv.), planlægning af den ekstraordinære generalforsamling for endelig vedtagelse af de nye vedtæger samt vores holdning til omfanget og tidsplanen for forundersøgelsen